Không phải trường hợp nào cơ quan có thẩm quyền cũng chứng thực bản sao cho người yêu cầu. Có 06 trường hợp bản chính giấy tờ không được dùng làm cơ sở để chứng thực.
Căn cứ pháp lý: Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
06 loại bản chính giấy tờ, văn bản bao gồm:
– Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
– Bản chính cũ nát, bị hư hỏng, không thể xác định được nội dung trên giấy tờ.
– Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc ghi rõ không được sao chụp dù không có dấu mật.
– Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
– Giấy tờ, văn bản không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Theo quy định pháp luật về công chứng, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Về nguyên tắc, bản sao được công chứng, chứng thực sẽ có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, bản sao được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại
Phân loại bản sao:
– Bản sao “vô hạn”: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô hạn như bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe mô tô… thì bản sao có giá trị pháp lý vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
– Bản sao “hữu hạn”: Bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có xác định thời hạn như Giấy chứng minh nhân dân (15 năm), Phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng), Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (6 tháng)… thì bản sao chỉ có giá trị sử dụng trong thời hạn bản gốc còn hạn sử dụng.
Ngoài các trường hợp kể trên, bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp và bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đều có thể được xuất trình để yêu cầu chứng thực.