Người lao động chuẩn bị các hồ sơ theo quy định của nghị định 11/2016/NĐ-CP. Việc cấp giấy phép lao động được thực hiện theo trình tự gồm 2 bước.
Bước 1: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
Hồ sơ nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc trước ít nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Người sử dụng lao động là chủ thể nộp hồ sơ thứ nhất vì người sử dụng lao động đa phần là người Việt Nam hoặc cư trú lâu dài ở Việt Nam, đối với trình tự thủ tục làm việc với cơ quan có thẩm quyền tương đối nắm chắc. Thứ hai, người sử dụng lao động sẽ là người tập trung hồ sơ đi nộp một lần, hạn chế tình trạng nộp nhỏ lẻ, gây mất thời gian cho các bên.
Trường hợp người lao động nước ngoài không có toàn bộ thời gian làm việc cho người sử dụng lao động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động nộp cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đóng trụ sở chính của người sử dụng lao động. Điều này để đảm bảo công tác quản lý người lao động nước ngoài được duy trì liên tục và trách việc người lao động “làm chui” trong nước. Nếu không quy định cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động trong trường hợp này, người lao động hoàn toàn có thể lợi dụng để gây khó dễ cho cơ quan quản lý.
Bước 2: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Mẫu do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Trong trường hợp không cấp giấy phép thì phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Như vậy, thời hạn để dược cấp giấy phép lao động tương đối nhanh chóng, nhằm đáp ứng được nhu cầu sử dụng lao động, tránh chậm trễ, trì hoãn gây ra những thiệt hại về kinh tế không đáng có.
Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức hợp đồng lao động, sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc cho người sử dụng lao động. Dù người lao động là người nước ngoài nhưng khi tham gia lao động trên lãnh thổ Việt Nam thì đều phải chịu sự chi phối của pháp luật Việt Nam.
Hợp đồng lao động này sẽ được thành lập theo quy định của Bộ luật lao động 2012. Đây là căn cứ để xác lập quyền, nghĩa vụ của các bên cũng như giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình lao động. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.