Thủ tục chốt số bảo hiểm được coi là rất quan trọng đối với người lao động. Khi muốn chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm. Vậy, làm thế nào để chốt sổ bảo hiểm? Chúng tôi xin đưa ra một số thủ tục và lưu ý cơ bản về thủ tục này như sau:
1. Cơ sở pháp lý
– Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Luật Lao động số 10/2012/QH13 khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng có nghĩa vụ:
“Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động”.
– Căn cứ theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH năm 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động thì:
“Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật”
– Căn cứ theo điểm 3.3 Khoản 3 Điều 46 Quyết định số 595/QĐ-BHXH:
“3.3. Đơn vị trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể hoặc đơn vị không còn tồn tại, không còn hoạt động sản xuất – kinh doanh; đơn vị nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan BHXH xác nhận sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp đơn vị chưa đóng đủ thì xác nhận đến thời điểm đã đóng. Sau khi thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH”.
2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm
Khi người lao động nghỉ việc hoặc khi công ty ngừng hoạt động thì hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động cụ thể như sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
– Hồ sơ:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ 103
+ Mẫu D02-TS Danh sách lao động tham gia BHXH/BHYT/BHTN theo Quyết định 595/QĐ-BHXH.
+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 thẻ/người)
+ Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó – nếu có (01 bản chính)
+ Truy thu BHXH, BHYT, BHTN: Bảng kê giấy tờ hồ sơ làm căn cứ truy thu (Phụ lục 2 – Quyết định 959/QĐ-BHXH, 01 bản)
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm
– Hồ sơ gồm:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ 301
+ Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc Tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ bìa/người)
+ Các tờ rời sổ (nếu có)
+ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản)
+ Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có)
3. Những lưu ý về thủ tục chốt sổ bảo hiểm
– Đối với sổ BHXH (mẫu cũ) chỉ ghi và xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN đến tháng 12/2009, từ tháng 01/2010 không ghi sổ BHXH (mẫu cũ).
– Tờ rời sổ bao gồm: tờ rời chốt sổ và tờ rời hàng năm.
– Mẫu TK1-TS áp dụng đối với trưởng hợp đơn vị đã giải thể, phá sản đã có căn cứ pháp lý và tất toán thu BHXH. Hoặc áp dụng đối với trường hợp người lao động có nhiều số sổ BHXH đã được giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần bị thất lạc sổ hoặc bị thu hồi sổ BHXH
– Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp áp dụng đối với trường hợp người lao động bảo lưu thời gian đóng BHTN do có những tháng lẻ chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau.
