Để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy có những trường hợp nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự? Trình tự, thủ tục hợp pháp hoá như nào?…
Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; và Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hoá lãnh sự để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
Trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Có một số trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự như các giấy tờ, tài liệu:
– được miễn theo nguyên tắc có đi có lại dựa trên các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
– được chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài và Việt Nam;
– miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
– cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Danh sách các nước và loại giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự được đăng tải và cập nhật trên trang web của Bộ Ngoại Giao Việt Nam.
Tài liệu không được hợp pháp hoá lãnh sự
Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG quy định về 05 loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự:
(i) Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
(ii) Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau trong chính các loại giấy tờ đó hoặc với các giấy tờ khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
(iii) Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật;
(iv) Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu và chữ ký gốc;
(v) Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích, không phù hợp với chủ trương, chính sách hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Trình tự, thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 1 bộ hồ sơ gồm:
(i) 01 Tờ khai theo mẫu;
(ii) Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (nộp hồ sơ trực tiếp);
(iii) Bản chụp giấy tờ tuỳ thân (nộp qua đường bưu điện);
(iv) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
(v) 01 bản dịch theo quy định tại nơi mà cơ quan hợp pháp hoá lãnh sự yêu cầu;
(vi) 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu ở điểm (iv) và (v) để lưu tại Cơ quan đại diện.
Địa điểm chứng nhận lãnh sự
Tại nước ngoài: trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Tại Việt Nam: Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Kết quả đầu ra
Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
Lưu ý: không có hình thức chứng nhận trực tuyến.
