Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, cụ thể: cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của một quốc gia khác để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia chứng nhận. Tuy vậy, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Đặc biệt, Việt Nam hiện nay chưa phải là một thành viên của Công ước Apostille ngày 05 tháng 10 1961 hay Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài. Như vậy, khi các tài liệu nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Các bước bợp pháp hóa lãnh sự
Bước 1
Để tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các văn bản được ban hành bởi cơ quan/tổ chức nước ngoài phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản được ban hành.
Bước 2
Các văn bản đã công chứng này phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản được ban hành. Thông thường, đó sẽ là cơ quan ngoại giao có thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao (như ở Hoa Kỳ), hoặc một cơ quan tương đương. Việc xác nhận này là việc xác nhận cho chữ ký và con dấu của công chứng viên đó. Trong một số trường hợp đặc biệt: văn bản có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền của các nước nằm ở Việt Nam.
Bước 3
Văn bản, tài liệu đã được công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.
Cụ thể là: chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành (như là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán, Lãnh sự quán). Trong những trường hợp đặc biệt ở bước 2, khi mà tài liệu được xác nhận bởi cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ban hành tại liệu tại Việt Nam thì tài liệu này cần có chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam (cụ thể là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh).
Cần lưu ý rằng trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, các tài liệu này có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó. Trong trường hợp không có các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba hoặc cơ quan này không có trách nhiệm Hợp pháp lãnh sự của nước đó thì các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh.
Bước 4: Pháp luật Việt Nam quy định các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và được chứng nhận bản dịch của Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân huyện bất kỳ tại Việt Nam hoặc dịch vụ công chứng ở Việt Nam trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.Trong trường hợp tài liệu nước ngoài có tiếng Việt thì không cần thủ tục dịch thuật nữa.
Về thời hạn có hiệu lực của các giấy tờ tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự
Hiện nay không có quy định chung về hiệu lực của các giấy tờ tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, tuy nhiên các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ không có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Cụ thể trong một số lĩnh vực như hướng dẫn của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh, các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày giấy tờ đó được hợp pháp hoá lãnh sự. Các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự trong các lĩnh vực khác nhau sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp cụ thể.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu, giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam khá phức tạp, tốn thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, Việt Nam đang tiến hành Đề án ra nhập Công ước Apostille về việc miễn giảm các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài. Việc tham gia thành công vào Công ước này được ước tính sẽ cắt giảm thời gian và chi phí đáng kể cho thủ tục này, đóng vai trò quan trọng để Việt Nam trở thành một thị trường tiềm năng cho các nhà đầu tư nước ngoài cũng như thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao vào Việt Nam.
